Tillitsvalgtes håndtering av personopplysninger

Ditt arbeid som tillitsvalgt vil gi deg tilgang til opplysninger om personer. Disse opplysningene skal behandles med varsomhet, og du må begrense din bruk og oppbevaring av dem til det som er formålet med arbeidet. Du må ikke spre opplysningene til andre dersom dette ikke er nødvendig for å oppnå formålet, og du må slette opplysningene når de ikke lenger er nødvendige for å oppnå formålet. Dette følger av personvernloven og GDPR-forordningen.

Du kan motta personopplysninger i flere av dine roller som tillitsvalgt; som bisitter i møter mellom et medlem og arbeidsgiver og i mer kollektive sammenhenger, som deltaker i tilsettingsprosesser og i lokale lønnsforhandlinger.

Informasjon til medlemmet og samtykke

Du skal informere medlemmer som avgir personopplysninger om hvordan Presteforeningen håndterer disse opplysningene, og det kreves samtykke fra den som avgir disse opplysningene om at du kan benytte dem. Dette gjør du ved å sende et ferdig formulert dokument til medlemmet.

System for håndtering av opplysningene

Vi har laget et system for håndtering av opplysningene. Du benytter excel-baserte skjemaer som er laget for dine forskjellige roller. Skjemaene laster du ned på din egen katalog eller eget brukerområde på din datamaskin eller elektroniske plattform, slik at bare du har innsyn. Skjemaene brukes rullerende for hele din tid som tillitsvalgt. Skjemaene og rutiner for de ulike oppgavene der du som tillitsvalgt mottar personopplysninger finner du nedenfor (trykk på den aktuelle overskriften).

Skjemaene holder styr på hvem du har mottatt opplysninger fra og hvordan du håndterer sletting av personopplysninger etter hvert. En gang i året foretar du egenkontroll og sender deretter skjemaet til din overordnede tillitsvalgt for kontroll. Om dette er leder i Presteforeningen, sender du skjemaet til Generalsekretær og ikke til leder (gjelder stiftsstyreledere og andre medlemmer av representantskapet). Du mottar skjemaet i retur fra vedkommende, og fortsetter å arbeide med det samme skjemaet i påfølgende år. Ved rapportering bruker du et anonymisert skjema som du fører årets opplysninger inn i. Etter kontrollen fører du inn i ditt vanlige skjema at årskontrollen er gjennomført.

Når det gjelder bisitterollen, behøver du ikke bruke skjemaet for rent muntlig støtte, dersom du ikke tar notater som inneholder personopplysninger. Når det foreligger skriftlighet i bisitterrollen brukes skjemaet.

Formålet med medlemslistene
Som tillitsvalgt har du behov for å ha tilgjengelig en liste over de medlemmene i PF som du er tillitsvalgt for. Dette gjelder bistand til de enkelte medlemmene og deres møte- og talerett, deres stemmerett i lokallag, stiftsårsmøter og andre årsmøter for medlemmene.

Listen skal være passordbeskyttet
Du mottar passordbeskyttet liste. Du må ikke kopiere den til et medium uten passordbeskyttelse.

Du kan bare sende relevant del av listen videre til lokallagsleder
Ved videresending til lokallagslederne av relevant del av listen skal også denne delen av listen passordbeskyttes. Ta kontakt med sekretariatet dersom du trenger hjelp til dette.

Du skal slette medlemslisten når den ikke lenger er aktuell
Sekretariatet sender ut nye medlemslister hvert år. Når du har mottatt den nye listen skal du slette den gamle i alle medier, og makulere eventuelle utskrifter.

Vår behandling av personopplysninger krever hjemmel
Hjemmel for å gi deg personopplysninger i medlemslister er gitt av medlemmene ved innmelding i medlemsregisteret. De er der også orientert om at arbeidsgiver sender lister til bruk ved lokale forhandlinger, og om bruk av personopplysninger når tillitsvalgte yter personlig bistand.

Årskontroll
Du skal bruke vedlagte skjema for kvittering for mottak av medlemslisten og for årskontroll. Når du har fylt ut kontrolldelen av skjemaet sender du det i e-post til sekretariatet. Bruk jon@prest.no

Skjema for tillitsvalgtes bruk av medlemslister

Når du på vegne av Presteforeningen yter bistand til medlemmer i individuelle saker, må du følge GDPR-reglene.

Bistand til medlemmer i individuelle saker bygger på opplysninger og dokumentasjon som medlemmet gir deg. Om du ikke får eksplisitt samtykke fra medlemmet til å lagre disse opplysningene, må de slettes straks bistanden er ytet og saken er avsluttet. Papirnotater må makuleres. Alle opplysninger behandles strengt fortrolig, og må ikke spres til andre uten særskilt samtykke fra alle de personer som er omhandlet.

Enkeltsaker for medlemmene gjelder arbeidsforholdet til medlemmet. Oftest omfatter saksbehandlingen kontakt med arbeidsgiver og/eller et offentlig organ eller pensjonskasse. Sakene behandles av en enkelt tillitsvalgt. Opplysninger i saken går direkte fra medlemmet til den tillitsvalgte.

Formålet med behandling av personopplysninger
Formålet med behandling av personopplysningene i disse sakene er å hjelpe det aktuelle medlem, ved å fremme medlemmets interesser i arbeidsforholdet.

Rutine for daglig arbeid og egenkontroll
Personvernarbeidet skal gjøres ved at Skjema personopplysninger i enkeltsaker fylles ut av den tillitsvalgte samtidig som arbeidet utføres.
Egenkontroll gjøres i samme skjema av saksbehandler.

Årlig rapportering til overordnet tillitsvalgt
For årlig rapportering om egenkontroll brukes Anonymisert rapportskjema i enkeltsaker, sendes i e-post til nærmeste styreleder eller overordnede tillitsvalgte i PF, som gir tilbakemelding eller godkjenner i samme skjema. De som ikke har andre overordnet tillitsvalgt enn leder i Presteforeningen rapporterer til Generalsekretær. Lagres på den overordnede tillitsvalgts eget område.

Skjema for tillitsvalgtes bistand i enkeltsaker

Anonymisert skjema for tillitsvalgtes bistand i enkeltsaker – til bruk ved årsrapportering

Rutiner for tillitsvalgtes bistand i enkeltsaker

Ved lokale forhandlinger benyttes opplysninger både innhentet fra Presteforeningen og fra arbeidsgiver.

Formålet med arbeidsgivers lister
Formålet med personopplysningene i listene er å gjennomføre forhandling av lønns- og arbeidsbetingelser for de enkelte medlemmer på din arbeidsplass.

Kopier listen til høyst to medlemmer av lønnsutvalget
I lønnsforhandlinger er det et praktisk behov for at flere enn én tillitsvalgt har listen fra arbeidsgiver tilgjengelig, derfor kan listen sendes elektronisk TLS-kryptert (til mottakere på @kirken.no eller @kyrkja.no) eller via minnepinne) til inntil 2 øvrige deltakere i lønnsutvalget.

Sletting av arbeidsgivers liste
De tillitsvalgte som har fått videresendt arbeidsgivers liste skal slette den i alle former (mail, mappe, minnepinne) når de lokale forhandlinger er over. Den tillitsvalgte som har fått listen fra arbeidsgiver skal slette listene senest tre år etter at de er mottatt.

Årskontroll
Du skal bruke vedlagte Skjema Lokale forhandlinger for årskontroll. Den tillitsvalgte som mottar listene fra arbeidsgiver utfører kontrollen og rapporterer til Presteforeningens generalsekretær via e-post.

Skjema for lokale forhandlinger

Rutiner for personopplysninger ved lokale forhandlinger

 

Arbeidsgiver er ansvarlig for de personopplysninger som stillingssøkere avgir. Dette gjelder spørsmål om hjemmel for å innhente opplysningene og informasjon til søkerne om personvernrettigheter. Tillitsvalgte har imidlertid ansvar for å behandle personopplysninger som de får fra arbeidsgiver på forsvarlig måte, iht. GDPR-reglene.

For å begrense spredningen av personopplysninger gis ikke opplysningene fra den tillitsvalgte til andre enn de som er deltakere i tilsettingsprosessen. Alle opplysninger makuleres eller slettes etter at stillingen er besatt eller det er besluttet å ikke tilsette noen.

Formål med behandling av personopplysninger
Behandlingen av personopplysningene har bare som formål å finne den best kvalifiserte og egnete søkeren til stillingen, og å ivareta andre søkeres behov.

Rutine for daglig arbeid og kontroll
Arbeidet skal gjøres ved at Skjema tillitsvalgtes medbestemmelse ved tilsettinger fylles ut samtidig som arbeidet utføres. I skjemaet føres ingen personopplysninger, men i stedet bare opplysninger om hvilken stilling som skal besettes. Arbeidet styres av reglene som fremgår av felt 10, blant de oransje feltene i Tabell Regler for personopplysninger.

I skjemaet fører den tillitsvalgte sin årlige egenkontroll, og han/hun sender senest 1. september hvert år skjemaet til sin overordnede tillitsvalgte om at han/hun har vært involvert i tilsettingsprosess og at egenkontroll er utført.
For de som har lederen i Presteforeningen som overordnet tillitsvalgt går beskjeden til Generalsekretæren.

Skjema for tillitsvalgtes medbestemmelse ved tilsettingssaker

Rutiner for personopplysninger ved tillitsvalgtes medbestemmelse ved tilsettingssaker