Veiledning til Særavtale om beredskap som gjelder fra 1.5.2024

Denne veiledningen er utarbeidet i fellesskap av de nasjonale partene, som hjelp til arbeidsgiver og ansatte å praktisere Særavtale om beredskap på riktig måte.

Innledning

Denne generelle innledningen adresserer tematikk som også berører innholdet i avtalens §§ 2, 6 og 7.

Fastsettelse av antall beredskapsområder

Antall beredskapsområder og avgrensning av beredskapsområdene er etter drøftinger regionalt fastsatt av nasjonale parter ved tidligere forhandlinger. Det er ikke gjort endringer av disse ved reforhandling av avtalen i februar 2024.

Det er mulig for partene i et bispedømme å ta opp antall beredskapsområder til ny drøfting, og foreslå endringer overfor de nasjonale partene. Det er de nasjonale forhandlingspartene som kan fastsette nye beredskapsområder.

Det kan også gjøres en ny vurdering av de enkeltstedene som ikke inngår i beredskapsordningen av praktiske årsaker, jf. § 7.

Bruk av forhøyet sats

I alle bispedømmer er det etter drøftinger mellom partene fastsatt hvor det er aktuelt å bruke forhøyet sats etter § 7. Hvis en av partene i bispedømmet ønsker kan det tas opp til ny drøfting hvor slik forhøyet sats kan brukes. Ny praksis av hvor man kan tilby forhøyet sats fastsettes av regional arbeidsgiver etter drøfting regionalt. Denne fastsettelsen skal være så klar at enhver prest vet hvilken sats som kan tilbys når man ringer lokal prest.

Vurderinger av når forhøyet sats skal anvendes bør reflektere kostnaden ved utrykning, reisekostnader og antatt medgått arbeidstid for presten som har beredskapsvakt, opp mot en prest som er nærmere adressen hvor det skal varsles, og dermed sparte reisekostnader og mindre arbeidstid brukt til oppdraget. Ved utrykning 194 km en vei (beregnet etter satser pr 1. mars 2024) eller lengre, vil kjøregodtgjørelse tur/retur alene oppveie kostnaden ved bruk av forhøyet sats. Dette regneeksemplet inneholder ikke evt bompenger og/eller ferje. Verdien av den tiden som presten skal avspasere for kjøreturen er heller ikke med i regnestykket. Lokal prest vil uansett ikke være forpliktet til å rykke ut.

Bruk av forhøyet sats er også viktig som et personalpolitisk virkemiddel for å ta ned belastningen ved beredskapsordningen.

Deling av beredskapsuker

Partene ønsker å løfte frem muligheten til fleksible løsninger. Slike løsninger drøftes i regionalt kontaktmøte. Praktiseringen av disse løsningene hører primært hjemme i lokalt kontaktmøte.

Beredskapsuker kan deles. Hvis ukene deles, vær oppmerksom på ulike satser for hverdag og helg.

De nasjonale partene vi fremheve at belastningen med beredskap kan oppleves mindre hvis hver beredskapsperiode er kortere, selv om man da har hyppigere vakt.

Hvordan beredskapsvakten deles er opp til de lokale partene i prostiet å drøfte.

Eks 1:
Hvis man i et beredskapsområde har ti prester som er inkludert i avtalen, kan man f.eks. avtale at i løpet av to uker har 8 av prestene hver sin hverdagsvakt (18 timer), og to av prestene har helgevakt (fredag ettermiddag til mandag morgen). Så må det selvsagt rullere gjennom året å ha helgevakt.

Eks 2:
Vaktuken deles i to. En prest har vakt mandag ettermiddag til fredag morgen. En annen prest har vakt fra fredag ettermiddag til mandag morgen.

§ 1 Forankring og virkeområde

Kravet om å være tilsatt i rettssubjektet skyldes forpliktelsen arbeidsgiver har til å ivareta HMS, og særlig AML § 10-4 om kompenserende hvile.

Ordinerte prester som er pensjonister, kan unntaksvis delta i beredskapsordningen. De mottar da ordinære godtgjørelser. Det er pensjonistenes eget ansvar at ytelsene ikke kommer i konflikt med pensjon.

§ 3 Nasjonal beredskapstelefon

Nasjonal beredskapstelefon er en avtale inngått med Securitas som har en alarmsentral som leverer slike tjenester til ulike virksomheter. Politiet forholder seg kun til nasjonal beredskapstelefon, telefon 22 88 14 85. Securitas vil gjennom en egen beredskapsløsning, vite hvem som har beredskap i området på adressen for dødsbudskapet. Securitas ringer da opp vakthavende prest, og formidler oppdraget. Dernest må presten ringe tilbake til politiet for å få de opplysningene som skal overbringes til pårørende. Når oppdraget er utført, skal det kvitteres tilbake til politiet.

Sykehjem og andre institusjoner kan ringe nasjonal beredskapstelefon for uoppsettelige tjenester. Kontakt til vakthavende prest formidles på samme måte som ved dødsbud.

Dersom sykehjemmet har telefonnummeret til lokalt kirkekontor/prest, kan dette nummeret også benyttes. Presten avgjør selv om vedkommende tar oppdraget eller om han/hun oppgir nummeret til Nasjonal beredskapstelefon. Hvis lokal prest tar oppdraget, og det må utføres innenfor beredskapsordningens tidsramme, godtgjøres dette som ett beredskapsoppdrag etter § 6 i denne avtalen.

Nummeret til Nasjonal beredskapstelefon skal ikke legges inn på nettsider, sosiale medier ol.  Dette fordi Nasjonal beredskapstelefon kun er knutepunkt mellom politiet og prest i beredskap.

Oppdrag som kommer fra andre enn politi/nasjonal beredskapstelefon

Dersom en lokal prest innenfor tidspunktet for beredskapsordningen får en direktehenvendelse om en uoppsettelig tjeneste fra andre enn nasjonal beredskapstelefon, kan presten velge å utføre tjenesten selv, eller henvise til vakthavende prest i området. Hvis lokal prest utfører oppdraget regnes dette som et ordinært beredskapsoppdrag og godtgjøres tilsvarende.

§ 4 Tidspunkt for beredskapsordningen

Det er prostene som har ansvar for å planlegge for beredskap i beredskapsområdene hele døgnet inkludert de 6 timene mellom kl 9.00 og 15.00 på hverdager, som ikke er dekket av beredskapsordningen.

Dødsbud og andre uoppsettelige tjenester som kommer i tidsrommet 09.00 -15.00 på hverdager dekkes ikke av beredskapsavtalens bestemmelser. Oppdragene skal gjennomføres innenfor prestenes ordinære arbeidstid.

Hvis ingen er satt opp med arbeidstid, og prosten pålegger en prest å rykke ut i tidsrommet kl 9.00 og 15.00 vil dette godtgjøres som overtid etter de vanlige reglene En forutsetning for å få overtidsgodtgjøring er at oppdraget er pålagt av prosten. Uten slikt pålegg føres eventuell utrykning som plusstid. Prest som mottar en slik henvendelse kan enten be den som tar kontakt om å kontakte prosten, eller selv velge å kontakte prosten for å avklare overtid.

Dersom oppdraget er påbegynt i arbeidstiden før kl 15.00 utløses ikke overtid, selv om oppdraget går ut over oppsatt arbeidsplan. Tid som har medgått til utrykning ut over oppsatt arbeidstid føres som plusstid.

Medgått tid til utrykning skal avspaseres, normalt så raskt som mulig. Dette bør man være oppmerksom på ved planlegging. Se mer om dette i § 6.

Utrykning i beredskapsperioden

En utrykning bør normalt starte innen 30 minutter. Samtidig må det vurderes opp mot andre oppgaver presten står i, eller er i ferd med å gå inn i, på det aktuelle tidspunkt. F.eks. om en kirkelig handling skal gjennomføres før oppdraget påbegynnes. Vakthavende prest kan også vurdere om det er best å prøve å kontakte en kollega for å gjennomføre oppdraget. Dette avgjøres av prestens faglige skjønn. Det er ingen regel om at oppdraget skal være avsluttet innen et visst tidsrom.

I tilfeller der det må tas særlige sikkerhetshensyn kan presten selv beslutte å ikke rykke ut. Oppdraget skal da gå tilbake til politiet. Se ellers egen HMS-rutine for dødsbud. HMS-rutinen finner du i kapittelet om beredskap i personalhåndboka.

Planlegging av vaktperiode

Vaktperioden på en uke kan deles mellom flere prester, jf. innledning til denne veiledningen.

Ukevakt begynner onsdager kl 15.00, slik at det kan planlegges med minst en fridag i hver av de to ukene som er berørt av vaktperioden.

Det vil være viktig å vurdere arbeidsplaner i forhold til bruk av arbeidstid, arbeidspress, planlegge forberedelser og tjenesteuker. Beredskap er ikke til hinder for å planlegge vigsler, gudstjenester og andre kirkelige handlinger i samme tidsrom. Prestens skjønn må avgjøre prioriteringen mellom oppgavene.

Det skal planlegges minst 5 timers arbeidstid på alle dager med beredskap. Dette for å unngå at arbeidstaker tvinges til å ha fridag og beredskap på samme tid. For å kunne føre medgått tid, må det likevel utføres aktivt arbeid utover det å være i beredskap (f.eks. kontorarbeid). Når arbeidstid er lagt inn, men presten «bare har vært i beredskap» kan medgått tid ikke rapporteres. Planlegging av minst 5 timers arbeidstid på alle dager med beredskap er ikke til hinder for at presten kan avtale avspasering hele eller deler av planlagt tid.

Eks 1. Presten har ført opp arbeidstid lørdag fra kl. 10.00 til 15.00, hun skriver preken fra kl. 10.00. Kl. 14.00 får hun et beredskapsoppdrag som varer til kl. 16.00 Denne dagen fører hun seks timer medgått tid, én av disse timene har hun rett til å avspasere innen 14 dager som kompenserende hvile.

Eks 2. Presten har ført opp arbeidstid lørdag fra kl. 10.00 til 15.00, han velger å ikke arbeide på lørdag. Kl. 23.00 får han et beredskapsoppdrag som varer til kl. 04.00. Han fører fem timer medgått tid, alle timene har han rett til å avspasere innen 14 dager.

Eks 3. Presten har ført opp arbeidstid lørdag fra kl 10.00-15.00, han velger å ikke arbeide på lørdag. Det kommer ingen oppdrag. Han fører null timer medgått tid.

Medgått tid til utrykning skal avspaseres, når utrykningen ligger utenfor planlagt arbeidstid i arbeidsplanen. Etter AML § 10-8 (3) har arbeidsgiver plikt til å legge til rette for kompenserende hvile når utrykning gjør at lovfestet hviletid ikke kan gjennomføres. Slik kompenserende hvile bør tas ut så raskt som mulig, og senest innen 14 dager. Ved å planlegge med frihelg etter beredskapsuke vil det være lettere å kunne ta ut kompenserende hvile i den sammenheng. Kompenserende hvile må gjennomføres etter avtale mellom prest og prost. Dersom presten selv velger å ikke ta kompenserende hvile innen 14 dager videreføres timene som ordinær plusstid i timeregnskapet.

§ 5 Deltakelse i beredskapsordningen

Plan for beredskap kan endres inntil 14 dager før vaktuke. Hvis planen endres senere enn dette skal det utbetales høyere grunnkompensasjon, jf. § 6.

Deltakelse i beredskapsordningen er ingen rettighet for den enkelte, men kan være en plikt avhengig av tjenestedistrikt og arbeidsavtale. Det ligger til arbeidsgivers styringsrett å fastsette hvem som skal delta i beredskapsordningen, blant dem som har plikt til å delta i ordningen eller har sagt seg villig til å delta i ordningen.

En prest med plikt til å delta i beredskapsordningen kan likevel søke om fritak. Som før treffer biskopen avgjørelse om helt eller delvis fritak fra beredskapsordningen. Slike fritak vurderes på individuelt grunnlag, og det skal tas hensyn til blant annet prestens livsfase, helse og andre særlige behov. Det finnes derfor ingen liste over fritaksgrunner.

Avgjørelse om fritak skjer normalt for en periode, f.eks. 2 år. Unntaksvis kan fritaket være permanent.

§ 6 Kompensasjon

Det er viktig at både den som egentlig har vakt og den som midlertidig tar over vakten registrerer dette i appen, ved å melde seg av og på ordningen. Husk å endre tilbake også!

Medgått tid til utrykning skal avspaseres, når utrykningen ligger utenfor planlagt arbeidstid i arbeidsplanen. Etter AML § 10-8 (3) har arbeidsgiver plikt til å legge til rette for kompenserende hvile når utrykning gjør at lovfestet hviletid ikke kan gjennomføres. Slik kompenserende hvile bør tas ut så raskt som mulig, og senest innen 14 dager. Ved å planlegge med frihelg etter beredskapsuke vil det være lettere å kunne ta ut kompenserende hvile i den sammenheng. Kompenserende hvile må gjennomføres etter avtale mellom prest og prost. Dersom presten selv velger å ikke ta kompenserende hvile innen 14 dager videreføres timene som ordinær plusstid i timeregnskapet.

Deling av vakt

Ved deling av beredskapsuken godtgjøres døgnene fra mandag kl 15.00 til lørdag kl 09.00 med 1/9 av ukebeløpet per døgn. For perioden lørdag kl 09.00 – mandag kl 09.00 betales 2/9 av ukebeløpet per døgn. Beredskapsvakten på ukedager er 18 timer, i helg er den 24 timer.

Individuelt avtalt vaktbytte mellom kolleger får ingen konsekvenser for utbetaling av honorar for å være i beredskap, det vil si at det er den som i utgangspunktet har vaktuke som får honoraret. Derimot er det den som midlertidig har tatt over vakten som får godtgjøring for en eventuell utrykning.

Sykdom

Prest som blir syk før eller under en vaktperiode må gi beskjed til prosten umiddelbart. Det er prosten som har ansvar for å skaffe vikar til beredskapsvakten.

Sykmeldt prest (sykmelding eller egenmelding) får utbetalt grunnkompensasjon for planlagt vaktperiode.

Overtakelse av vakt på kort varsel

Hvis arbeidsgiver endrer vaktplanen mindre en 14 dager før, f.eks. ved sykdom, får den som blir pålagt å overta beredskapsvakten en grunnkompensasjon som er 50 % høyere enn ordinær sats. Slik overtakelse av vakt kan være for ett eller flere døgn av en vaktperiode, eller en hel vaktuke.

Utrykning på helge- og høytidsdager

For utrykning på helge- og høytidsdager (jf. dager og tidspunkt listet i HTA 5.3.1, gjelder ikke vanlig helg) utbetales dobbel utrykningssats For slik utrykning i områder hvor forhøyet sats brukes gjelder særskilt forhøyet sats.

Bruk av forhøyet sats

Se innledningen til denne veiledningen.

Reisegodtgjørelse

For tjenestereiser i forbindelse med beredskap ytes reisegodtgjøring for hele strekningen.

§ 7 Særskilte forhold

Avklaringer rundt forhøyet sats

I tillegg til eventuelle avtaler om bruk av forhøyet sats bør det i hvert beredskapsområde gjennom samtaler være klarlagt hvem som «vil ha» og hvem som «ikke vil ha» telefoner til seg som lokal prest fra vakthavende prest. Lokal prest vil uansett ikke være forpliktet til å rykke ut.

Enkeltkommuner der prest ikke deltar i beredskapsordning av avstands- og kommunikasjonsgrunner

Avtalen åpner for at det avtales egne ordninger for de enkeltkommunene der det i praksis er vanskelig at prest deltar i den generelle beredskapsordningen med plikt til å rykke ut. De regionale partene må bli enige om hvilke steder dette gjelder og hva slags beredskapsordning som gjelder for disse områdene, herunder prestens vilkår. Hvis slik enighet ikke oppnås, vil kommunen være omfattet av den generelle beredskapsordningen.